EP05. “应用、任务与工作流：Planner、Approvals、Forms、Workflows”
🔒 登录后可标记已读- 「谁负责这件事？」「请假单批了没？」——这些不用另外开系统，Teams 里的 Planner、Approvals 就能处理
- Planner 管任务（谁、什么时候、做到哪里）；Approvals 管审批（请假、报销、采购）；Forms 收集问卷；Workflows 做自动化
- 应用可以加在三个地方：左边导航列（个人用）、频道上方的分页（团队共用）、聊天 / 贴文里
- Workflows 背后是 Power Automate，大部分常见范本商务方案就能用，不用写程序
重点内容
加入应用
| 位置 | 做法 | 适合 |
|---|---|---|
| 左边导航列 | 左边 Apps → 搜寻 → Add；右键可以 Pin 钉住 | 个人常用的 Planner、Approvals |
| 频道分页 | 频道上方 + → 选应用 | 团队共用的任务板、表单结果 |
| 讯息里 | 输入框下方的 +（Actions and apps） | 在对话中直接发一个投票、审批 |
📌 公司管理员可以限制哪些应用能用；找不到某个应用，先问 IT。
Planner：任务管理
建立计划：
- 频道上方 + → Planner → 新建计划（或选已有计划）
- 用 Bucket（分组） 分阶段，例如「待办 / 进行中 / 等待审核 / 完成」
- 加任务：标题、负责人（Assigned to）、开始 / 截止日期、优先级、检查清单、附件
| 视图 | 用途 |
|---|---|
| Board（看板） | 拖动卡片改状态 |
| Grid（清单） | 像表格一样一行一个任务 |
| Schedule（排程） | 看月历上的截止日期 |
| Charts（图表） | 看有几个逾期、每人负责几项 |
💡 左边的 Planner 应用会把你在各个计划、Microsoft To Do、Outlook 标记的任务集中在 My Tasks，每天打开看一次就不会漏掉。
Approvals：审批
- 左边 Approvals（或聊天输入框 + → Approvals）→ New approval request
- 选类型（Basic，或公司设好的范本）
- 填标题、审批人、说明、附件
- 选择是否要全部审批人都同意
- 送出后审批人会收到通知，可以 Approve / Reject 并留言
所有审批记录集中在 Approvals 应用的 Received / Sent 里，可以追查、导出。
例子：采购 RM 5,000 以上的设备，要部门主管和财务两人都同意。
Forms：问卷与投票
| 用法 | 做法 |
|---|---|
| 会议 / 聊天中快速投票 | 输入框 + → Forms → Poll |
| 频道分页收集回答 | 频道 + → Forms，建立或连结表单，成员直接在分页里填 |
| 看结果 | 表单的 Responses → 可以用 Excel 打开 |
Workflows：自动化
左边 Apps → Workflows（或频道 / 聊天的 ⋯ → Workflows），从范本开始：
| 范本（例子） | 做什么 |
|---|---|
| Notify a channel when a new item is added to a SharePoint list | SharePoint 清单有新资料时，在频道发通知 |
| Post to a channel when a webhook request is received | 网站或其他系统送出资料时，自动发到频道 |
| Schedule a reply | 定时提醒 |
| Save a message to OneDrive | 把讯息存成文件 |
📌 旧的 Office 365 Connectors（例如 Incoming Webhook）正陆续由 Workflows 取代，新设定请直接用 Workflows 的 Webhook 范本。
⚠️ Workflows 执行时用的是建立者的账号权限，建立者离职、账号停用后，工作流程会停止运作；重要流程要设定共同拥有者。
其他常用应用
| 应用 | 用途 |
|---|---|
| OneNote | 频道分页当团队笔记本 |
| Lists | 团队共用的清单（客户名单、资产清单） |
| Loop | 在聊天里放可以一起编辑的清单、表格 |
| YouTube / Website | 频道分页放教学影片、公司网站 |
学完你会
- ✅ 把应用加在导航列、频道分页、讯息里
- ✅ 用 Planner 分派任务、追踪进度
- ✅ 用 Approvals 送出和处理审批
- ✅ 用 Forms 投票、用 Workflows 范本做简单自动化
常见错误
- ❌ 任务都写在聊天里：很快被洗掉，没人记得谁负责，改用 Planner。
- ❌ Planner 任务没设负责人和截止日期：等于没有指派，一定要填。
- ❌ 重要审批用口头或 WhatsApp：没有记录可查，用 Approvals 留下完整纪录。
- ❌ 重要 Workflows 只有一位建立者：那个人离职后流程就停了。
- ❌ 还在找 Incoming Webhook 连接器：改用 Workflows 的 Webhook 范本。
Sources
官方文档：
- Add and use a Planner tab in Microsoft Teams - Microsoft Support
- What is Approvals in Microsoft Teams? - Microsoft Support
- Browse and use workflows in Microsoft Teams - Microsoft Support
- Retirement of Office 365 connectors within Microsoft Teams - Microsoft 365 Developer Blog
- Overview of Teams apps - Microsoft Learn