EP04. “Quick Steps 与 Rules 自动化”
🔒 登录后可标记已读这篇笔记教两个能帮你省下重复操作时间的工具——Quick Steps（把多个动作打包成一键操作，仍需手动触发）和 Rules（设好条件后全自动执行，不用自己动手）。前置知识看《收件箱管理全攻略》。学完能针对经常重复处理的邮件类型，设计出适合自己的自动化流程。
重点内容
Quick Steps 是什么
如果你经常对某类邮件重复做同一组动作（比如：分类 → 移到某个文件夹 → 转发给某人），可以把这一整套动作打包成一个 Quick Step，之后一键触发，不用一步步手动做。
⚠️ Quick Step 依然需要你自己点一下才会执行——这是它跟 Rules（全自动规则）最大的差别。
建立 Quick Step
- Home 标签 → 找到 Quick Steps 区域，点开下拉菜单
- 点 Manage Quick Steps 可以看到已经建好的 Quick Step，也能在这里删除
- 点新建 Quick Step，逐一添加动作，例如：
- 动作一：Categorize（分类邮件，选择要套用的分类）
- 动作二：Move to（移动到指定文件夹）
- 动作三：Forward to（转发给指定联系人）
- 填写 Quick Step 的描述/名称（例如「Move, Categorize and Forward」）
- 点 Save 保存
保存后，这个 Quick Step 会出现在 Quick Steps 区域顶部，选中一封邮件后点它就能一次执行整组动作。
[截图：新建 Quick Step 的编辑窗口，显示已添加的 Categorize/Move to/Forward to 三个动作和名称输入栏]
Rules 自动化规则
Rules 比 Quick Step 更进阶——不需要手动点击触发，只要邮件符合设定的条件，规则就会自动执行。
建立规则的常见做法：
- 设置条件，例如「所有来自某个发件人」的邮件
- 打开更多选项，可以叠加条件（比如同时限定发件人 + 特定主旨关键词）
- 添加动作：可以是移动到指定文件夹、分类、转发给特定用户——可以叠加多个动作
- 保存规则
📌 规则可以设置成暂时关闭（不启用），保存下来但先不实际运行。
规则的执行顺序：
- ⚠️ 如果有多条规则，排在前面的规则会优先执行——需要调整优先级的话，可以重新排序规则清单
- 规则也可以套用到收件箱里已经存在的旧邮件上，帮忙一次性整理清理
[截图：Rules 设置向导，显示条件设置（发件人/主旨关键词）叠加动作（移动/分类/转发）的界面]
Quick Steps vs Rules 该怎么选
| 情境 | 适合用 |
|---|---|
| 想要「手动触发」、每次自己决定要不要执行 | Quick Steps |
| 想要「全自动」，符合条件就自动处理，不用自己动手 | Rules |
常见错误
- 把 Quick Step 当成全自动功能——Quick Step 依然需要自己手动点一下才会执行，不会自动触发，真正想要全自动要用 Rules
- 建好多条规则却没注意执行顺序——规则是由上往下依序判断的，排在前面的规则会优先生效，如果结果跟预期不同，先检查规则顺序
- 测试规则时忘记先关闭/停用，导致规则在测试阶段就对真实邮件生效——建立规则时可以先保存但不启用，确认逻辑没问题后再开启
Sources
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