EP04. “分享、同步与保护：共用笔记本、密码分区、救回删掉的页面”
🔒 登录后可标记已读- OneNote 的笔记本存在 OneDrive 或 SharePoint，所以分享笔记本 = 分享 OneDrive 里的笔记本文件，对方可以一起看、一起写
- 多人同时编辑同一个笔记本，改动会自动同步，页面上会显示是谁写的
- 薪资、密码这类敏感内容可以放在密码保护的分区；但忘记密码的话，连 Microsoft 也救不回来
- 误删的页面和分区会在笔记本回收站放 60 天，还有页面版本记录可以回到旧版本
重点内容
分享笔记本
OneNote（Windows）： File → Share（或右上角 Share）
| 方式 | 做法 |
|---|---|
| 邀请特定的人 | 输入 Email，选 Can edit 或 Can view |
| 取得链接 | Get a sharing link → 选检视或编辑链接 |
| 分享到会议 | Share with Meeting，会议记录直接放进 Teams / Outlook 会议 |
- 被分享的人打开链接后，笔记本会出现在他的 OneNote 里
- 在 Teams 频道加 OneNote 分页，团队成员就能共用一本笔记本
⚠️ 笔记本存在电脑本机的话不能分享；先 File → Share → Move Notebook 移到 OneDrive。
同步
- 存在 OneDrive / SharePoint 的笔记本会自动同步，不用按保存
- 看同步状态：笔记本名称按右键 → Notebook Sync Status
- 马上同步：
Shift+F9（同步目前笔记本） - 同步冲突时，页面上方会出现黄色提示，可以比较两个版本后删除不要的那个
📌 手机、平板离线写的笔记，连上网后会自动同步。
看是谁改的
- History → Recent Edits：看最近修改过的页面
- History → Find by Author：按作者找出谁写了什么
- 多人笔记本里，别人新增的内容旁边会有作者名字缩写
密码保护分区
设定： 分区按右键 → Password Protect This Section → Set Password
| 要知道的事 | 说明 |
|---|---|
| 只能保护分区 | 不能对整本笔记本或单一页面设密码 |
| 忘记密码救不回来 | Microsoft 技术支援也没有办法解开 |
| 锁住时搜索不到 | 解锁后才会出现在搜索结果里 |
| 自动上锁 | 可以设定闲置几分钟后自动重新上锁 |
| 分享给别人 | 对方也需要密码才能打开 |
💡 设定前先想好密码怎么保存（例如公司的密码管理工具）。
救回删掉或改坏的内容
| 情况 | 做法 |
|---|---|
| 误删页面或分区 | History → Notebook Recycle Bin，最多保留 60 天；右键 → Move or Copy 移回原来的分区 |
| 页面被改坏 | History → Page Versions，选旧版本 → Restore Version |
| 整本笔记本不见了 | 到 OneDrive 网页版的回收站找笔记本文件（见 OneDrive & SharePoint 系列 EP04） |
📌 回收站在 60 天后，或手动清空后，内容就会永久删除。
学完你会
- ✅ 分享笔记本给同事，设定检视或编辑权限
- ✅ 检查同步状态并手动同步
- ✅ 用密码保护分区，并知道它的限制
- ✅ 从笔记本回收站和页面版本救回内容
常见错误
- ❌ 笔记本存在电脑本机却想分享：先移到 OneDrive。
- ❌ 忘了密码保护分区的密码：没有人能帮你解开，设定前先想好怎么保存密码。
- ❌ 以为删掉的页面马上就没了：先去 Notebook Recycle Bin 找，60 天内都能还原。
- ❌ 把
.one文件用 Email 附件寄来寄去：会变成好几份，用 Share 分享同一本笔记本。 - ❌ 同步错误一直没处理：打开 Notebook Sync Status 看是哪个分区出问题。
Sources
官方文档：