EP08. “自定义设置、Outlook 群组与应用整合”

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约 7 分钟· #EP08#Outlook

这篇笔记教怎么自定义 Outlook 的外观和辅助功能设置、怎么建立并使用 Outlook Groups（群组），以及 Outlook 跟 Microsoft Teams、OneDrive、Bookings 等其他应用怎么串连使用。前置知识看这个系列前面几篇。

重点内容

邮箱画面的 View 标签 → Layout 命令组：

📌 邮箱、日历、联系人各自的 View 标签内容不一样，要先切到对应功能才能看到该功能自己的显示设置。

View 标签里可以开启，能朗读邮件内容，调整语速和发音人声。

点齿轮图标进入设置：

Language and time：语言、日期格式、时间格式
外观：深色模式、经典/现代主题、或跟随系统设置——⚠️ 改了设置记得存档再离开页面
Notifications（通知）：
- 是否收到应用内通知、Outlook 关闭时是否也通知
- 新邮件提醒方式（弹出位置、是否播放提示音）
- 表情反应提醒
- 日历事件提醒（是否播放声音——不方便播声音的场合可以关闭）
Accessibility（辅助功能）：选择用哪套快捷键方案（Windows 版快捷键 / 网页版快捷键 / 关闭快捷键）
Privacy and Data（隐私和数据）：删除搜索历史、下载个人数据
搜索设置：默认搜索全部文件夹，可以改成只搜索当前文件夹；默认包含已删除项目
启动设置：可以设置启动时是否询问是否恢复上次关闭时打开的项目

[截图：General 设置页面左侧分类导航（Language and time/外观/Notifications/Accessibility 等）]

📌 新版 Outlook 的设置项目目前比旧版精简，但 Microsoft 在持续根据用户反馈增加新设置，如果找不到想要的某个设置，可能之后会陆续补上；真的很需要的话，可以暂时切回经典版 Outlook 用。

新版 Outlook 没有旧版那种固定侧边的 To-Do Bar，但可以用 My Day 功能达到类似效果——点开会显示待办清单，还能直接打开日历添加新事件。

Outlook Groups 是 Outlook Groups 是共享邮箱、共享日历的一种协作方式，跟指定的成员名单共用——算是 Microsoft Teams 群组功能的前身，虽然现在很多协作已经转移到 Teams，但 Outlook Groups 依然有自己的用途。

建立新群组：

[截图：建立新 Outlook Group 的设置窗口，显示群组名称、描述和自动生成的群组邮箱地址]

群组自带的功能：

可以把群组关联的 SharePoint 网站，连接到一个 Microsoft Team——连接后就能在 Teams 里进行对话、共同编辑文件、@提及成员、置顶帖子
这个新建的 Team 会同时关联到原本的 Outlook 群组和 SharePoint 网站——三者是同一个协作空间的不同入口
这个功能从 2019 年就存在，不算新功能

邮件跟 Teams 互通：

邮件右上角的省略号（⋯）菜单，可以直接把这封邮件（含附件）分享到指定的 Team/群组
反过来，Teams 里的帖子也能分享回 Outlook
💡 不需要为了延续对话就把外部人员加进 Team——直接用「分享到 Outlook」或「分享到 Teams」这类功能，或建一个关联到 Team 的群组 ID 就能达到目的

Outlook 左侧导航还整合了不少其他应用：

Microsoft To-Do：见《联系人与任务管理》
Viva（如果组织有开通）
Bookings：点开会引导设置个人预约页面，设置好之后可以直接分享预约链接（复制链接放进邮件签名），让别人自行预约你的时间
OneDrive：直接浏览/查看云端文件
在线创建 Office 文件：可以直接从 Outlook 生成 Excel 表格、OneNote 笔记本、PowerPoint 简报、Word 文档（打开的是网页版工具），做完可以直接存到 OneDrive

📌 善用这些整合功能，很多工作可以完全不用离开 Outlook 就搞定，减少不同应用之间来回切换、分心的次数。

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