EP02. “上传与整理档案：资料夹、捷径、颜色与命名”

• Drive 用久了变成几百个档案堆在首页，找东西只能靠搜索——花 30 分钟定好资料夹结构和命名规则，之后省几十小时
• 上传方式很多种：拖放、+ New、Drive 桌面版（EP04）；上传后可以把 Office 档案转成 Google 格式
• 同一个档案要出现在两个地方，不要复制两份，用捷径（Shortcut）
• 资料夹可以设颜色，加星号，还能用「Add to Starred」「Priority」把常用的拉到最上面

重点内容

上传档案

上传 Office 档案后：

⚠️ 转成 Google 格式后，复杂的 Excel 巨集（VBA）、某些公式和排版可能跑掉。要保留原档，先留一份备份再转。

资料夹结构

原则：浅一点，2～3 层就好。

2026 营运/
├── 01 客户/
│   ├── ABC 贸易/
│   └── XYZ 餐厅/
├── 02 财务/
│   ├── 发票/
│   └── 报价单/
├── 03 行销/
│   ├── 社交媒体素材/
│   └── 活动/
└── 04 范本/

命名规则

捷径（Shortcut）：一个档案出现在多个地方

• 档案右键 → Organise → Add shortcut to Drive（或拖放时按住 Shift）
• 捷径只是指过去，档案只有一份：在任何地方改都是改同一份
• 适合：客户资料夹里的合约，同时要出现在「财务/合约」资料夹

整理别人分享的档案

• Shared with me 里的档案不在你的资料夹结构里，难找
• 常用的：右键 → Organise → Add shortcut to Drive，放进自己的资料夹（不会占你的容量）
• 不想再看到：右键 → Remove（只是从你的清单移除，不会删掉档案）

其他实用功能

学完你会

• ✅ 用多种方式上传档案，并决定要不要转 Google 格式
• ✅ 设计 2～3 层的资料夹结构与命名规则
• ✅ 用捷径让一份档案出现在多个地方
• ✅ 整理 Shared with me 里常用的档案

常见错误

• ❌ 资料夹开到六七层：找档案比搜索还慢，保持 2～3 层。
• ❌ 用复制代替捷径：两份档案各自被改，之后不知道哪份是对的。
• ❌ 把 Excel 转成 Google 格式却没留备份：巨集和复杂排版可能跑掉。
• ❌ 档名写「最终版 2」：Drive 有版本记录，不需要靠档名管版本。
• ❌ 常用的共享档案每次都去 Shared with me 翻：加捷径到自己的资料夹。

Sources

官方文档：

1. Upload files and folders to Google Drive - Google Drive Help
2. Organise your files in Google Drive - Google Drive Help
3. Find files with shortcuts in Google Drive - Google Drive Help
4. Work with Office files in Google Drive - Google Drive Help