EP11. “活动仪表板与审批流程”

• Google Slides 进阶系列的最后一篇，讲两个限企业/学校账号才能用的功能——活动仪表板（Activity Dashboard，能看到谁在什么时候查看/评论过简报）、以及审批流程（Approvals，锁定文件直到指定的人核准或拒绝）
• ⚠️ 这两个功能个人 Google 账号用不了，需要 Business 或 School（教育）账号
• 前置知识：先看过 EP01-EP10，熟悉基本的分享和协作操作

重点内容

活动仪表板（Activity Dashboard）

⚠️ 账号限制：这个功能不是所有账号都能用，需要 Business 账号或 School（教育）账号，个人账号目前用不了。

进入方式：Tools → Activity dashboard。

能看到的信息：

• Viewer 信息：谁查看过这份简报、目前正在查看的人是谁
• Viewer trend（查看趋势）：随时间变化的查看人数趋势图，能看出某个时间点有多少人看过

[截图：Activity Dashboard 面板，Viewer trend 查看人数趋势图]

• Comment trend（评论趋势）：有多少条未解决的评论、多少条新评论、多少条回复——评论数量多的简报，用这个能快速掌握整体讨论状况
• Sharing history（分享历史）：分享给了谁，也能直接从这里管理和调整每个人的权限（比如发现"我不小心给了编辑权限，其实只想让他们评论"，可以直接在这里改）
• 隐私设置（Privacy settings）：能开关"是否显示我自己的查看记录"这类隐私相关的选项

审批流程（Approvals）

⚠️ 账号限制：这个新功能同样只对 Business 或 School 账号开放，个人账号没有这个入口——但个人账号仍然能"批准"或"拒绝"别人发起的审批请求，只是没办法自己发起新的审批流程。

发起审批流程：

1. File → Approvals
2. 点开始新的审批（New approval）
3. 选择审批人（谁来决定通过或不通过）
4. 可以附带一段留言（选填），说明想请对方检查什么
5. 可以设到期日（比如设到周六晚上 6 点前要给回复）
6. 可以选择是否锁定文件——锁定后，在审批结果出来前，其他人没办法编辑这份文件，只能加评论

[截图：New approval 设置面板，审批人选择、到期日和锁定文件的开关]

1. 点 Send request（送出审批请求）

审批期间的状态：文件会显示为 "Locked"（已锁定）且 "Pending approval"（等待审批中）。

审批人的操作：

• 可以批准（Approve）或拒绝（Reject），两种情况都能附带一段说明留言（比如拒绝时写"有很多错误需要修正"）
• 处理完之后，发起人这边需要点 Unlock the file 才能重新编辑这份文件

再次送审：文件解锁、修改内容之后，可以再次发起新一轮审批——重复上面的流程即可，每一次审批的结果（批准/拒绝）都会被记录下来，可以在 Approvals 面板里看到完整的审批历史。

常见错误

• ❌ 个人账号找不到 Activity Dashboard / Approvals 入口就以为坏掉了——这两个功能本来就限 Business 或 School 账号才能使用，个人账号没有发起权限（但仍能响应别人发起的 Approval 请求）
• ❌ PowerPoint 转过来的简报没有 Save as Google Slides，却疑惑为什么 Activity Dashboard 完全没数据——这类追踪功能只从转成原生 Google Slides 格式那一刻才开始记录
• ❌ 审批通过之后又做了新的修改，以为不用再重新送审——已批准的是"旧版本"，改动后的新内容需要重新发起一轮审批才算正式核准，Approvals 面板会提示这个状态，别忽略
• ❌ 审批期间文件被锁定，急着想改内容——锁定期间只能加评论，没办法直接编辑，要等审批结果出来、发起人解锁之后才能继续修改
• 💡 团队协作流程比较正式（比如需要主管审核内容才能定稿）的场合，Approvals 功能能确保没有人在"审核通过"之前就抢先改动或发出去，是个管控流程蛮实用的工具

Sources

YouTube：

1. Google Slides Tutorial（Beginner & Advanced）— Sean Gray — https://www.youtube.com/watch?v=gmxkBPN2xhc